Cum să sincronizați categoriile de e-mail Outlook.com cu Outlook 2013

Multor dintre noi care folosesc Outlook.com le place să profite de sincronizarea cu Outlook 2013 (alias Outlook desktop) pentru a accesa e-mailul nostru prin această aplicație Office.

Din păcate, această sincronizare are unele limitări și slăbiciuni. Cea pe care am observat-o cel mai mult în experiența mea este că în mod implicit categoriile de e-mail care sunt afișate în Outlook.com nu sunt sincronizate (categoriile Outlook sunt echivalente de etichete Gmail). Cu toate acestea, făcând unele cercetări, am găsit o soluție care permite da vedem în Outlook 2013 categorii atribuite fiecărui e-mailAceastă postare explică modul de implementare pas cu pas.

Cum funcționează categoriile Outlook

În primul rând, cred că este bine să explic care sunt particularitățile Outlook care ne conduc la această problemă, dar în același timp lăsați ușa deschisă pentru soluție (deși dacă doriți poate derula și merge direct la pașii soluției).

"

Când am început să folosim Outlook.com (webmail) am constatat că acest există deja o serie de categorii și filtre implicitcare să funcționeze fără ca noi să fim nevoiți să configuram nimic. Printre aceste categorii implicite găsim următoarele:"

• Actualizări sociale: E-mailuri de grup de pe Twitter. Facebook, LinkedIn și altele asemenea
• Buletine informative: este atribuit buletinelor informative publicitare sau informative de la companii
• Grupuri: este atribuit tuturor e-mailurilor din listele de distribuție, cum ar fi Grupuri Google)
• Documentele sau fotografiile: sunt atribuite în funcție de atașamentele conținute în e-mailuri
• Actualizări de expediere: E-mailuri de urmărire a expedierii produselor de grup

E-mailurile sunt atribuite acestor și altor categorii folosind filtre care vin implicit, pe care nu le putem edita și nici măcar nu știm care sunt regulile. Cu toate acestea, putem crea filtre noi care atribuie e-mailuri acestor categorii. De exemplu, dacă descoperim că categoria Actualizări sociale lipsește e-mailurile de la Pinterest, este posibilă o nouă regulă, astfel încât astfel de e-mailuri să fie atribuite categoriei respective.

De asemenea, este posibil să creați noi categorii, pentru care puteți crea filtrele și regulile corespunzătoare ale acestora și este, de asemenea, posibil să marcați manual e-mailurile pentru a le atribui o categorie, fie nativă, fie creată de utilizator.

"

Ajunși aici, dacă accesăm Outlook.com prin Outlook 2013 și am creat niște categorii de utilizatori>afișează pe acestea din urmă (și numai pe cea din urmă), dar într-un mod limitat cale . Categoriile din Outlook 2013 au culori și vă permit să efectuați acțiuni de căutare, dar aceste categorii sincronizate la prima vedere nu. Este afișat doar un bloc incolor cu numele categoriei."

"

Ce s-ar întâmpla dacă în Outlook 2013 cream o categorie cu exact același nume și i-am atribui o culoare? Răspunsul este că funcționează pentru scopurile noastre. Prin crearea unei categorii echivalente, toate e-mailurile Outlook.com cu o etichetă cu acel nume vor apărea în Outlook 2013 cu categoria sa dublă>"

Problema pe care ne-am mai rămas de rezolvat acum este ce să facem pentru ca și categoriile native să fie sincronizate. Iată cum să remediați acest lucru și să obțineți o sincronizare completă.

"Primul pas: convertiți toate categoriile native Outlook în categorii de utilizatori"

"

Așa cum am explicat mai înainte, informațiile din categoriile create manual sunt deja disponibile în Outlook desktop, dar nu și din etichetele native pe care Microsoft le include implicit în webmailul său. Pentru a rezolva acest lucru, trebuie să conversia acele categorii în categorii de utilizatori"

Putem realiza acest lucru prin crearea unui filtru/regulă cu următoarea structură:

"

Pentru a crea regula trebuie să facem clic pe butonul de opțiuni din colțul din dreapta sus, selectați Gestionare reguli>"

"

Acest lucru trebuie să fie repetat pentru toate categoriile native pe care dorim să fie afișate în Outlook 2013. Și, în mod ideal, categoria de utilizator> "

"

După ce s-a terminat, probabil că vom dori să ascundem categoriile native originale, astfel încât să nu avem lista de etichete plină. cu duplicate. Putem face acest lucru din panoul Gestionare categorii>"

Făcând acest lucru scăpăm de a fi nevoiți să vedem categorii duplicate și, în același timp, putem lucra doar cu categorii care pot fi sincronizate cu desktopul. Dar avem nevoie de încă un pas pentru a finaliza trucul.

Al doilea pas: Creați în Outlook 2013 o categorie echivalentă pentru fiecare categorie Outlook.com

Acum trebuie doar să creăm echivalentele în Outlook 2013. Pentru a face acest lucru trebuie să mergem la fereastra Categorii (fila Acasă > Categorizare > Toate categoriile) și creează nou categorii care au exact același nume cu etichetele Outlook.com pe care dorim să le sincronizăm. Dacă există o diferență de 1 caracter, Outlook nu se va potrivi între eticheta care vine de la server și cea pe care tocmai am creat-o, așa că trebuie să vă faceți griji cu privire la potrivirea numelor.

Apoi atribuim fiecaruia cate o culoare, iar daca vrem, o scurtatura de la tastatura, si gata! , toate e-mailurile Outlook.com care sunt sincronizate de acum înainte vor include categoria corespunzătoare sau eticheta de culoare. Cel mai bine, este o sincronizare adevărată, așa că când atribuiți o etichetă unui e-mail de pe desktop, această modificare se va reflecta pe server ( atâta timp cât eticheta locală și numele categoriilor de server se potrivesc).

Bonus: căutări rapide din categorii

Pentru a obține și mai mult din categorii, le putem ancora la bara de acces rapid (lista de butoane care se află deasupra Panglicii) un filtru pentru a face căutări rapide în funcție de categorie.

"

Pentru a face acest lucru trebuie mai întâi să activați modul de căutare>" "

Bineînțeles, în mod implicit, căutarea Outlook ne oferă rezultate din toate dosarele de e-mail la pornirea căutării din intrarea în căsuța de e-mail, iar aceasta comportamentul afectează și filtrul de categorie pe care tocmai l-am fixat.Dacă vrem să schimbăm asta pentru a obține rezultate doar din folderul curent, trebuie să mergem la Fișier (buton albastru) > Opțiuni > Căutare și acolo selectați Includeți rezultatele numai din folderul curent. Dacă pe viitor dorim să facem o căutare care să includă toate folderele, nu este nicio problemă, deoarece în panoul de căutare există opțiunea de a schimba această opțiune pentru cazuri particulare (fără a schimba opțiunea implicită)."